Perekrutan pertama adalah keputusan yang paling sering diambil terlalu lambat sekaligus paling sering diambil dengan cara yang salah. Terlalu lambat karena pemilik menunggu sampai benar-benar kewalahan, dan salah karena keputusan yang diambil dalam keadaan kewalahan hampir selalu terburu-buru.
Akibatnya sudah bisa ditebak. Orang yang direkrut tidak jelas perannya, tidak ada yang sempat melatih, lalu keluar dalam tiga bulan. Pemilik menyimpulkan bahwa mencari orang yang cocok itu sulit, padahal yang bermasalah adalah prosesnya, bukan pasar tenaga kerjanya.
Tanda yang benar dan tanda yang menipu
Tanda yang paling sering dipakai orang untuk memutuskan merekrut adalah rasa sibuk. Sayangnya rasa sibuk adalah penunjuk yang buruk karena hampir semua pemilik usaha selalu merasa sibuk, terlepas dari kondisi usahanya.
Tanda yang lebih bisa dipercaya ada tiga.
Pertama, ada pekerjaan berulang yang jelas bentuknya, memakan waktu setidaknya dua jam sehari, dan tidak membutuhkan keputusan rumit. Pengemasan, penjadwalan, membalas pertanyaan yang polanya sama, pencatatan. Pekerjaan semacam ini bisa dijelaskan dan diserahkan.
Kedua, ada permintaan yang benar-benar ditolak karena kapasitas, bukan karena harga. Kalau selama tiga bulan terakhir tidak ada pesanan yang terpaksa ditolak, kemungkinan besar masalahnya bukan kekurangan tenaga.
Ketiga, angkanya sanggup. Perhitungan sederhananya, marjin kotor tambahan yang bisa dihasilkan berkat adanya orang itu harus menutup biayanya dalam waktu wajar, dan kas harus sanggup menanggung gajinya selama minimal enam bulan meskipun tambahan penjualannya belum muncul.
Kalau ketiga tanda ini belum lengkap, yang dibutuhkan biasanya bukan karyawan melainkan perbaikan cara kerja atau kenaikan harga.
Serahkan pekerjaan yang paling membosankan, bukan yang paling sulit
Naluri pertama biasanya menyerahkan pekerjaan yang paling tidak disukai atau paling rumit. Ini kesalahan yang membuat banyak perekrutan pertama gagal.
Pekerjaan yang rumit butuh penilaian, konteks, dan pengalaman. Menyerahkannya ke orang baru berarti dia akan sering bertanya, sering keliru, dan pemilik akan menghabiskan lebih banyak waktu mengoreksi daripada mengerjakan sendiri.
Yang benar adalah menyerahkan pekerjaan yang membosankan, berulang, dan hasilnya mudah dinilai benar atau salah. Pekerjaan seperti ini bisa dikuasai dalam hitungan hari, kesalahannya cepat terlihat, dan waktu yang dibebaskan langsung terasa.
Setelah orang tersebut mahir dan kepercayaan terbangun, pekerjaan yang lebih rumit bisa dipindahkan bertahap. Urutan ini jauh lebih mungkin berhasil daripada langsung menyerahkan bagian tersulit.
Tulis peran sebagai hasil, bukan sebagai daftar tugas
Lowongan yang berisi daftar panjang tanggung jawab menghasilkan pelamar yang bingung dan karyawan yang tidak tahu kapan dirinya berhasil.
Gantinya, tuliskan tiga sampai lima hasil yang menjadi tanggung jawabnya, masing-masing dengan ukuran yang bisa dilihat. Contohnya, semua pesanan yang masuk sebelum jam dua siang terkirim di hari yang sama. Atau, semua pertanyaan pelanggan terjawab dalam dua jam pada jam kerja.
Rumusan berbasis hasil punya dua keuntungan. Saat merekrut, ia menyaring orang yang benar-benar paham pekerjaannya. Saat bekerja, ia membuat penilaian menjadi soal fakta dan bukan soal perasaan, sehingga percakapan koreksi tidak berubah menjadi konflik pribadi.
Cantumkan juga secara jelas apa yang bukan bagian dari peran itu. Batasan yang tertulis mencegah peran melebar diam-diam sampai tidak ada yang bertanggung jawab atas apa pun secara khusus.
Uji dengan pekerjaan berbayar sebelum mengangkat
Wawancara adalah alat seleksi yang lemah. Yang diuji dalam wawancara adalah kemampuan berbicara tentang pekerjaan, bukan kemampuan mengerjakannya.
Cara yang jauh lebih akurat adalah memberi satu pekerjaan kecil yang nyata dan membayarnya secara wajar. Bukan tugas simulasi yang dikarang, melainkan potongan pekerjaan yang memang perlu diselesaikan.
Yang diperhatikan bukan hanya hasil akhirnya. Perhatikan apakah dia bertanya sebelum mulai atau langsung menebak, apakah dia memberi kabar ketika terlambat, dan bagaimana dia menanggapi koreksi. Tiga hal ini memperkirakan keberhasilan jangka panjang jauh lebih baik daripada kerapian hasil pertamanya.
Membayar uji coba ini penting karena dua alasan. Secara etika, pekerjaan yang dipakai layak dibayar. Secara praktis, orang yang dibayar memperlakukan tugasnya serius sehingga hasilnya mencerminkan kemampuan sebenarnya.
Siapkan tiga puluh hari pertama sebelum dia datang
Sebagian besar karyawan pertama yang gagal sebenarnya gagal di bulan pertama, dan penyebabnya hampir selalu ketiadaan persiapan.
Sebelum hari pertama, siapkan empat hal. Akses ke semua alat dan akun yang dia butuhkan. Daftar pekerjaan minggu pertama yang sudah tertulis. Nama satu orang yang bisa ditanya kapan saja, yang di usaha kecil biasanya pemilik sendiri. Dan jadwal peninjauan di hari ketujuh, ketiga puluh, serta kesembilan puluh.
Peninjauan di hari ketujuh sering dilewati padahal paling berharga. Di titik itu masalah masih kecil dan mudah diperbaiki. Menunggu sampai bulan ketiga berarti kebiasaan yang salah sudah terbentuk dan koreksinya terasa seperti tuduhan.
Isi peninjauan cukup tiga pertanyaan: apa yang belum jelas, apa yang menghambat, dan bagian mana yang paling banyak menyita waktu. Ketiganya menghasilkan perbaikan konkret, bukan penilaian abstrak.
Hitung biaya sesungguhnya, bukan cuma gaji
Kesalahan hitungan yang paling sering terjadi adalah menganggap biaya karyawan sama dengan gaji yang disepakati. Biaya sebenarnya selalu lebih besar.
Tambahkan tunjangan dan bonus yang dijanjikan, jaminan sosial, peralatan yang harus dibeli, ruang yang dipakai, serta biaya waktu pemilik untuk melatih dan mengawasi pada bulan-bulan awal. Untuk usaha kecil, jumlah tambahan ini sering mencapai seperempat sampai sepertiga dari gaji pokok.
Ada pula biaya yang tidak langsung terlihat, yaitu penurunan hasil kerja pemilik selama masa pelatihan. Ini nyata tapi sementara, dan justru karena sementara ia perlu diantisipasi lewat kas, bukan diabaikan.
Hitung semuanya lebih dulu, lalu bandingkan dengan tambahan marjin yang realistis. Kalau selisihnya tipis, pertimbangkan alternatif yang lebih ringan seperti tenaga paruh waktu atau borongan per pekerjaan sebelum mengikat diri pada karyawan tetap.
Pemilik usaha yang membahas hitungan ini bersama pendamping sebelum memutuskan biasanya lebih jarang terjebak perekrutan yang terlalu dini, sebab angka yang terasa cukup di kepala sering terbukti tidak cukup ketika ditulis lengkap. Kerangka pembahasan semacam ini tersedia lewat Mentor Bisnis Indonesia.
Bersiap untuk kemungkinan tidak cocok
Meski persiapannya rapi, sebagian perekrutan tetap tidak berhasil. Ini normal dan bukan tanda kegagalan pemilik, asalkan ditangani cepat.
Tetapkan masa percobaan yang jelas beserta ukuran keberhasilannya sejak awal, dan sampaikan secara terbuka kepada yang bersangkutan. Keterbukaan ini justru mengurangi kecemasan kedua pihak karena semua tahu apa yang dinilai.
Kalau di akhir masa percobaan hasilnya jelas tidak tercapai meskipun pelatihan dan umpan balik sudah diberikan, akhiri dengan baik dan tepat waktu. Menunda karena tidak enak hati merugikan semua pihak, termasuk karyawan tersebut yang kehilangan waktu untuk mencari tempat yang lebih cocok.
Cari orang di tempat yang tepat
Usaha kecil sering mengeluh sulit mendapat pelamar yang cocok, padahal sumber pencariannya cuma satu dan itu pun yang paling ramai. Memasang lowongan di papan lowongan umum berarti bersaing memperebutkan perhatian dengan perusahaan yang gajinya jauh lebih besar.
Sumber yang biasanya lebih produktif untuk perekrutan pertama justru yang berskala kecil. Rekomendasi dari pelanggan setia, yang biasanya menyarankan orang yang mereka percaya secara pribadi. Rekomendasi dari sesama pemilik usaha di lingkungan yang sama, terutama untuk orang yang bagus tapi kebetulan tidak terpakai di sana. Serta orang yang selama ini sudah mengenal produk Anda sebagai pembeli.
Kelompok terakhir sering diremehkan padahal keunggulannya nyata. Mereka sudah paham produknya, sudah percaya, dan masa penyesuaiannya jauh lebih pendek.
Apa pun sumbernya, sampaikan keadaan usaha secara jujur sejak awal, termasuk keterbatasannya. Usaha kecil tidak bisa menang lewat gaji, tapi bisa menang lewat kejelasan, hubungan kerja yang dekat, dan kesempatan belajar banyak hal sekaligus. Orang yang tertarik pada hal-hal itu justru yang paling mungkin bertahan.
Penutup
Perekrutan pertama sebaiknya diputuskan berdasarkan tiga tanda, yaitu adanya pekerjaan berulang yang jelas, adanya permintaan yang tertolak karena kapasitas, dan kesanggupan kas selama enam bulan.
Setelah itu, urutannya tetap sama: serahkan pekerjaan yang membosankan lebih dulu, tulis perannya sebagai hasil, uji dengan pekerjaan berbayar, dan siapkan tiga puluh hari pertama sebelum orangnya datang. Persiapan yang memakan waktu beberapa minggu ini jauh lebih murah daripada mengulang perekrutan tiga kali dalam setahun.
Perlu diingat juga bahwa karyawan pertama membentuk cara kerja semua orang yang datang sesudahnya. Kebiasaan yang dibiarkan pada orang pertama akan ditiru oleh orang kedua dan ketiga, karena merekalah yang mengajari pendatang baru dalam praktik sehari-hari.
Karena itu, waktu yang dipakai untuk membenahi hal kecil di bulan-bulan awal bukan pemborosan melainkan investasi pada semua perekrutan berikutnya. Ketegasan soal ketepatan waktu, kerapian catatan, dan cara berbicara dengan pelanggan jauh lebih mudah ditanamkan pada satu orang daripada diperbaiki belakangan pada lima orang sekaligus.
Catatan lain seputar mentoring dan pengelolaan usaha kecil ada di Mentor Bisnis Indonesia.